La generalización del régimen de factura electrónica a partir del 1/7/15 para todos los responsables inscriptos en el IVA genera interrogantes que las pymes deberán resolver en breve.
Con respecto a la tecnología necesaria para confeccionar las facturas electrónicas, no hay una solución de “talle único”: dependerá del volumen de comprobantes generados y del tamaño de la organización.
Los emisores con poco volumen (hasta 200 comprobantes por mes) podrán usar la función “Comprobantes en línea”, de la AFIP, sin graves inconvenientes. Este método de emisión requiere sólo una PC con un navegador web y conexión a Internet. Así podrán generar las facturas electrónicas en archivos PDF e imprimirlos, o ponerlos a disposición del cliente por medios electrónicos ( email, sitios web, etc.). Esta opción, al ser provista por la AFIP, no tiene costo para el usuario. Pero tampoco ofrece un sistema completo: no tiene tablas de clientes, artículos, precios, condiciones de pago, etc. Es sólo un facturador. Lo que es bastante.
Las empresas que emitan mayor cantidad de comprobantes, pero concentrados en un solo momento del mes (facturación en lote), pueden optar por usar el aplicativo RECE Versión 4.0, provisto por la AFIP. Pero, necesariamente, requerirán un software que prevea esta posibilidad, ya que su uso manual es virtualmente impracticable.
Quienes necesiten una automatización total en la emisión de las facturas electrónicas deberán tener un software que implemente los web services de la AFIP. Así, mediante certificados digitales y una conexión a Internet, se pueden generar facturas electrónicas, prácticamente de la misma forma en que hasta ahora se emiten las facturas con CAI. El formato de salida (PDF, HTML, JPG, etc.) dependerá del software elegido. Actualmente, hay variedad de proveedores de software y de precios. Hay soluciones de software como servicio (SaaS), que no requieren instalación ni hardware, y hay sistemas que deben implementarse en la empresa, y que requerirán mayores esfuerzos.
Quienes no tengan hoy una solución informática deberán asesorarse para definir qué software les conviene, según las particularidades de la empresa. Adoptar un sistema requiere cambios de hábitos, la eventual adquisición de herramientas informáticas y un mínimo de habilidades, que no necesariamente están presentes en todas las pymes. Por lo tanto, es necesario el apoyo de expertos para la transición entre uno y otro modo de trabajo. Según el software elegido, la implementación puede durar desde horas hasta meses, si hay que adaptar un sistema que no haya previsto la emisión de facturas electrónicas o cambiarlo por uno que tenga esta función. Cada empresa evaluará si el nuevo régimen de factura electrónica es un problema o una oportunidad para mejorar sus sistemas administrativos y de gestión.
Fuente: Revista Pymes (Por Francisco Cervini (h), socio del Estudio Cervini)